Hướng dẫn cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử chi tiết nhất

Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử?

Trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử căn cứ theo Khoản 3 điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Cần lập biên bản điều chỉnh hoá đơn khi phát hiện sai sót về nội dung hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

Phát hiện sai sót trong hoá đơn điện tử nhưng chưa gửi cho người mua

Đối với trường hợp này, bên bán cần thực hiện huỷ hoá đơn sai và lập lại hoá đơn mới để gửi cho bên mua. Khi thực hiện điều chỉnh thông tin sai trên hóa đơn điện tử cần lưu ý:

• Lưu trữ hoá đơn sai đã huỷ để phục vụ công tác tra cứu của cơ quan chức năng.
• Kế toán không phải lập biên bản huỷ hoá đơn.
• Với bất kỳ lỗi sai nào trên hoá đơn cũng có thể áp dụng cách xử lý này nếu chưa gửi hoá đơn đến người mua.

Biên bản điều chỉnh hoá đơn cần có thoả thuận của bên mua và bên bán 

Hóa đơn điện tử đã gửi cho bên mua mà phát hiện sai sót

Nếu hoá đơn bị sai sót đã gửi đến người mua thì kế toán cần căn cứ vào những tiêu chí nhất định để xử lý hoá đơn. Cụ thể:

• Xác định rõ hàng hoá, dịch vụ đã bàn giao cho bên mua chưa.
• Bên bán và bên mua đã thực hiện kê khai hoá đơn sai chưa.
• Thông tin sai sót trên hoá đơn có ảnh hưởng đến số tiền thanh toán không.
• Hoá đơn sai cần điều chỉnh lại nội dung hay điều chỉnh tăng, giảm.

Hướng dẫn cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Mỗi lỗi sai sót trong mỗi trường hợp nêu trên có cách xử lý, lập biên bản điều chỉnh khác nhau. Kế toán cần căn cứ vào từng lỗi để lập biên bản cho phù hợp.

Mỗi trường hợp sai sót có một cách điều chỉnh khác nhau

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có lỗi sai đã gửi cho người mua, chưa giao hàng, hai bên đều chưa kê khai thuế

Trường hợp này, bên mua và bên bán xác nhận sai sót, thực hiện huỷ hoá đơn bị sai. Bên bán lập hoá đơn mới gửi bên mua. Trên hoá đơn điện tử mới cần có nội dung “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số xxx, ký hiệu xxx , gửi ngày xx tháng xx năm xxxx”.

Trường hợp 2: Đã gửi hoá đơn điện tử sai sót đến người mua, đã giao hàng hóa và hai bên đã kê khai thuế

Trường hợp này, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận, ký điện tử xác nhận lỗi sai sót. Bên bán lập hóa đơn điện tử mới điều chỉnh, ghi rõ nội dung đã điều chỉnh như điều chỉnh tăng/ giảm, điều chỉnh thuế suất, điều chỉnh số lượng hàng hoá,...

Trường hợp 3: Phát hiện lỗi sai mã số thuế, tên hàng hoá, ngày tháng năm, đơn vị tính trên hóa đơn điện tử đã kê khai thuế

Trường hợp này cần điều chỉnh nội dung hóa đơn, không điều chỉnh tăng/ giảm vì không liên quan đến số tiền. Hai bên cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và ký điện tử để xác nhận sai sót. Bên bán lập hoá đơn điều chỉnh thành nội dung đúng.

Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử

Khi lập biên bản điều chỉnh hoá đơn, người lập cần lưu ý những chi tiết quan trọng như:

• Ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải cùng với ngày trên hóa đơn mới điều chỉnh.
• Trên biên bản điều chỉnh hoá đơn phải thể hiện rõ nội dung “Điều chỉnh hóa đơn số xxx, ngày tháng lập, ký hiệu xxx, xuất hóa đơn điều chỉnh số xxx, ngày tháng lập,  ký hiệu xxx. Nội dung điều chỉnh… “
• Phải lập hoá đơn điều chỉnh đi kèm biên bản điều chỉnh hoá đơn khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế.
• Bên bán không cần lập hoá đơn điều chỉnh nếu ghi đúng mã số thuế, sai tên, địa chỉ người mua.

Lưu ý khi lập hoá đơn để tránh xảy ra sai sót

Với những thông tin nêu trên, kế toán đã nắm được cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, cần lưu ý đến lỗi sai, thuộc trường hợp nào để thực hiện điều chỉnh cho đúng.

Website chuyên cung cấp sản phẩm, dịch vụ
Internet, Vinaphone và Công nghệ thông tin VNPT tại Đồng Nai

 

TƯ VẤN BÁN HÀNG: 0911848686 Zalo
HOTLINE TƯ VẤN BÁN HÀNG: 0918884113
Số DUY NHẤT tiếp nhận Báo hỏng dịch vụ: Cố định/ Internet/ Mytv: 18001166
Tổng đài hỗ trợ dịch vụ CNTT 18001260
Tổng đài hỗ trợ Sim, gói cước Vinaphone: 18001091

Website: https://vnpt-dongnai.com/ Email: binhgt.dni@vnpt.vn

 

---