Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra theo quy định pháp luật

Hóa đơn điện tử đầu ra là gì?

Hoá đơn điện tử đầu ra được tạo ra theo đúng quy định pháp luật bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn này sử dụng nhằm mục đích ghi nhận các thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử.  Hiện nay, hóa đơn điện tử đầu ra gồm có hai loại đó là dạng có mã của cơ quan thuế và dạng không có mã của cơ quan thuế:

• Hóa đơn điện tử đầu ra không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn không có mã do các tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Loại hóa đơn này bao gồm cả hóa đơn điện tử được tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử đầu ra có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Loại hóa đơn này được tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử nhằm ghi chép thông tin bán hàng hóa, dịch vụ

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra theo quy định

Nghị định số 119 119/2018/NĐ-CP, được Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018 có quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra. Theo đó, tại điều 11 của Nghị định này việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định dưới đây:

• Tất cả các hóa đơn điện tử phải được lưu trữ, bảo quản bằng phương tiện điện tử.
• Tùy vào đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ.
• Tối thiểu lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo 03 yêu cầu sau:
  • Đảm bảo an toàn bảo mật, đầy đủ, toàn vẹn, mọi thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong thời gian lưu trữ.
  • Lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ theo đúng thời hạn quy định của pháp luật và kế toán.
  • Khi có yêu cầu hóa đơn điện tử được tra cứu hoặc in ra giấy.
• Theo quy định của pháp luật kế toán, hóa đơn điện đã hết thời hạn lưu trữ,  được phép tiêu hủy nếu không có quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Có bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra bản giấy để lưu trữ không?

Trên thực tế, không có văn bản pháp luật nào quy định về việc bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra bản giấy để lưu trữ. Chỉ có quy định cho phép các doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của luật kế toán. Đồng thời chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa 01 lần.

Theo Khoản 6, Điều 18, Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Quốc Hội quy định: Chứng từ điện tử phải tuân theo quy định trong Luật này cụ thể tại Khoản 1 và 2 của Điều 17:

• Chứng từ kế toán được coi là chứng từ điện tử khi đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật, thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Chứng từ điện tử phải đảm bảo tín bảo mật, an toàn dữ liệu, thông tin không được thay đổi và sai lệch trong quá trình sử dụng và lưu trữ. 
• Hóa đơn điện tử phải được in ra giấy hặc tra cứu mỗi khi có yêu cầu.

Hóa đơn điện tử không bắt buộc in ra giấy để lưu trữ

Không có quy định bắt buộc nào quy định hóa đơn điện tử phải in ra giấy để lưu trữ. Mà việc lưu trữ có thể lưu trên máy tính, các thiết bị lưu trữ một cách cẩn thận và chính xác.

Như vậy, bài viết đã hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra một cách chi tiết. Từ đó các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân biết cách lưu trữ sao cho đúng quy định pháp luật nhằm đảm bảo thông tin hóa đơn luôn chính xác và bảo mật.

Website chuyên cung cấp sản phẩm, dịch vụ
Internet, Vinaphone và Công nghệ thông tin VNPT tại Đồng Nai

 

TƯ VẤN BÁN HÀNG: 0911848686 Zalo
HOTLINE TƯ VẤN BÁN HÀNG: 0918884113
Số DUY NHẤT tiếp nhận Báo hỏng dịch vụ: Cố định/ Internet/ Mytv: 18001166
Tổng đài hỗ trợ dịch vụ CNTT 18001260
Tổng đài hỗ trợ Sim, gói cước Vinaphone: 18001091

Website: https://vnpt-dongnai.com/ Email: binhgt.dni@vnpt.vn

 

---