Hoá đơn điện tử là gì - Cách đăng ký hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp

Thực hiện nghị định Chính phủ 119/2018/NĐ-CP, từ ngày 01/11/2020 bắt buộc 100% công ty, doanh nghiệp phải sử dụng hoá đơn điện tử. Trước tình hình này, buộc quản lý cấp cao công ty, kế toán phải nắm được hóa đơn điện tử là gì, có điều kiện và thủ tục đăng ký như thế nào?

Hóa đơn điện tử là gì?

Định nghĩa theo Nghị định, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do các cá nhân, tổ chức cung cấp hàng hoá, dịch vụ lập và ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ. Hoá đơn điện tử được ký số, ký điện tử bao gồm cả trường hợp hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền chuẩn định dạng dữ liệu cơ quan thuế, có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hoá đơn điện tử là bắt buộc với tất cả doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử không chỉ là hoá đơn giá trị gia tăng mà còn bao gồm hóa đơn xuất khẩu, hoá đơn bán hàng, phiếu thu tiền bảo hiểm, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, vé, tem, thẻ,... phiếu thu cước vận chuyển theo đường hàng không,... Hình thức và nội dung hoá đơn được lập theo đúng quy định pháp luật và thông lệ quốc tế liên quan.

Doanh nghiệp đáp ứng điều kiện gì khi phát hành hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp khi muốn sử dụng hoá đơn điện tử cần đăng ký phát hành hoá đơn điện tử. Những điều kiện doanh nghiệp cần đáp ứng để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử là gì?

- Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, đã và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế. Hoặc là tổ chức kinh tế đã và đang sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Doanh nghiệp sở hữu đội ngũ nhân sự có đủ trình độ, có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

- Doanh nghiệp có địa điểm kinh doanh được kết nối mạng, thiết bị truyền tin đáp ứng được yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý và sử dụng, bảo quản, lưu trữ hoá đơn điện tử.

- Doanh nghiệp đã có chữ ký số, chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

- Doanh nghiệp sở hữu phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ được kết nối với phần mềm kế toán. Thực hiện quá trình sao lưu, khôi phục, dữ liệu bình thường.

Cần nắm rõ điều kiện đăng ký phát hành hoá đơn tránh sai phạm không đáng có

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử là gì?

Doanh nghiệp, cá nhân có trách nhiệm cần thực hiện đăng ký sử dụng hoá đơn với cơ quan chức năng liên quan. Các bước đăng ký hoá đơn điện tử được tiến hành như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp trước khi tạo lập hóa đơn điện tử cần phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan quản lý Thuế. Có thể gửi bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử theo đúng mẫu của Bộ Tài chính ban hành.

Bước 2: Thông báo phát hành 

Tiếp đến, doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hoá đơn điện tử. Sau khi lập xong phải gửi đến cơ quan thuế phụ trách theo mẫu tại Thông tư 32 - Bộ Tài chính.

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điện tử mẫu đến cơ quan thuế

Khởi tạo hoá đơn điện tử mẫu, ký số và gửi theo đúng định dạng áp dụng cho người mua đến cơ quan quản lý Thuế. Phương thức gửi theo đường điện tử.

Hãy thực hiện đủ quy trình 3 bước đăng ký hoá đơn điện tử

Xem thêm: 

Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử VNPT nhanh chóng nhất

Hóa đơn điện tử xuất lùi ngày được không - Quy định về thời điểm lập hóa đơn

Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử

- Tiết kiệm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.

- Hạn chế các rủi ro như mất mát, rách, hỏng, cháy trong quá trình vận chuyển lưu trữ.

- Rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi, nhận hóa đơn được thực hiện qua các phương tiện điện tử.

- Đơn giản hóa việc sử dụng hóa đơn cho khách hàng: dễ dàng tiếp nhận, quản lý và kê khai thuế.

- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.

Những thông tin trên của VNPT Đồng Nai đã làm rõ khái niệm hóa đơn điện tử là gì. Người xem cần đọc kỹ để nắm được sự cần thiết trong vận hành doanh nghiệp hiện nay. Bên cạnh đó, những người có trách nhiệm cần nắm vững cách thức đăng ký để nhanh chóng hoàn thiện bộ máy kế toán.

Website chuyên cung cấp sản phẩm, dịch vụ
Internet, Vinaphone và Công nghệ thông tin VNPT tại Đồng Nai

 

TƯ VẤN BÁN HÀNG: 0911848686 Zalo
HOTLINE TƯ VẤN BÁN HÀNG: 0918884113
Số DUY NHẤT tiếp nhận Báo hỏng dịch vụ: Cố định/ Internet/ Mytv: 18001166
Tổng đài hỗ trợ dịch vụ CNTT 18001260
Tổng đài hỗ trợ Sim, gói cước Vinaphone: 18001091

Website: https://vnpt-dongnai.com/ Email: binhgt.dni@vnpt.vn