Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì? Điều kiện, quy định khi thực hiện chuyển đổi
Cho đến nay, các doanh nghiệp, công ty đã sử dụng hoá đơn điện tử theo đúng Nghị định chính phủ ban hành. Hoá đơn điện tử cho phép lưu trữ dữ liệu hoàn toàn trên các phương tiện hiện đại. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp bên bán và bên mua hàng hoá, dịch vụ có nhu cầu sử dụng hoá đơn giấy thì vẫn có thể thực hiện chuyển đổi hoá đơn điện tử. Vậy hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì? Có điều kiện và quy định gì khi thực hiện chuyển đổi?
Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?
Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử là hoá đơn được in từ hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng hoá đơn, người lập có thể chuyển đổi từ dạng thức hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật.
Hoá đơn chuyển đổi có thể minh chứng cho nguồn gốc hàng hoá
Những trường hợp được sử dụng hóa đơn chuyển đổi theo quy định
Quy định về trường hợp được chuyển đổi hoá đơn điện tử được căn cứ vào Khoản 1, Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, ban hành ngày 14/3/2011. Cụ thể:
- Bên bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy khi cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ với cơ quan nhà nước và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật và dấu của bên bán.
- Bên bán và bên mua được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ mục đích lưu trữ chứng từ kế toán theo yêu cầu nghiệp vụ kế toán.
Hoá đơn chuyển đổi phải thể hiện toàn bộ nội dung trên hoá đơn điện tử gốc
Điều kiện chuyển đổi hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?
Khi hoá đơn chuyển đổi đáp ứng đầy đủ điều kiện chuyển đổi thì có giá trị pháp lý tương đương hoá đơn điện tử. Điều kiện chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định tại Khoản 2 Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Cụ thể:
- Thứ nhất: Hoá đơn giấy phải phản ánh trọn vẹn nội dung thông tin được ghi nhận trên hóa đơn điện tử. Người xuất hoá đơn chuyển đổi cần lưu ý in đầy đủ thông tin trên cùng một mặt giấy.
- Thứ hai: Hoá đơn phải có đầy đủ chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi hoá đơn.
- Thứ ba: Có ký hiệu riêng xác nhận hoá đơn đã được chuyển đổi sang hóa đơn giấy.
Xem thêm:
Hoá đơn điện tử là gì - Cách đăng ký hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp
Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử VNPT nhanh chóng nhất
Quy trình thực hiện hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?
Trước khi thực hiện chuyển đổi hoá đơn điện tử, cần rà soát lại toàn bộ thông tin trên hóa đơn tránh xảy ra sai sót. Quy trình chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy được thực hiện theo trình tự sau.
Bước 1: Lưu hóa đơn về máy tính
Hoá đơn điện tử có 2 phần đính kèm đó là tệp .zip và tệp pdf. Tệp .zip có chứa hoá đơn điện tử được ký bởi chữ ký số hợp lệ và được lưu trữ để đối chiếu. Còn tệp .pdf cho phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, cần lưu về máy để thực hiện chuyển đổi.
Bước 2: In tệp đã chuyển đổi
Sau khi tải tệp .pdf về máy tính, hãy sử dụng các trình duyệt hoặc phần mềm để mở tệp và in ra giấy.
Bước 3: Ký tên trên hóa đơn giấy
Ký và viết tên đầy đủ người vừa thực hiện chuyển đổi vào hoá đơn giấy. Lưu ý ghi rõ ngày chuyển đổi.
Hoá đơn chuyển đổi phải có chữ ký, họ tên người thực hiện
Thông tin trên của VNPT Đồng Nai đã giải thích rõ về hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử là gì. Người thực hiện kế toán tại các doanh nghiệp cần nắm được để phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ hoặc thực hiện theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
Website chuyên cung cấp sản phẩm, dịch vụ
Internet, Vinaphone và Công nghệ thông tin VNPT tại Đồng Nai
TƯ VẤN BÁN HÀNG: 0911848686 Zalo
HOTLINE TƯ VẤN BÁN HÀNG: 0918884113
Số DUY NHẤT tiếp nhận Báo hỏng dịch vụ: Cố định/ Internet/ Mytv: 18001166
Tổng đài hỗ trợ dịch vụ CNTT 18001260
Tổng đài hỗ trợ Sim, gói cước Vinaphone: 18001091
Website: https://vnpt-dongnai.com/ Email: binhgt.dni@vnpt.vn